Jak poprawić komunikację w firmie dzięki Office 365? Teams , Skype i Planner.

Czasy, w których za realizację zleconego zadania była odpowiedzialna jedna osoba, już dawno odeszły w zapomnienie. Wraz z rozwojem przedsiębiorstw, rosną również zlecane projekty, a co za tym idzie – wzrasta zapotrzebowanie na specjalistów, których należy podzielić na zespoły realizujące poszczególne składowe danego projektu. Wyobraźmy sobie sytuację, w której firma matka ze Stanów Zjednoczonych posiada oddziały w Polsce, Niemczech czy Hiszpanii i w każdym z tych oddziałów zlokalizowany jest zespół odpowiedzialny za daną część zadania, a nawet może się okazać, że w każdym z nich pracują ludzie odpowiedzialni za inne zadania. W tym momencie pojawia się problem komunikacji między pracownikami. Mogą oczywiście rozmawiać między sobą przez telefon albo za pośrednictwem poczty elektronicznej, ale co z błyskawicznym dostępem do plików, wspólnym kalendarzem, pracą nad dokumentami czy burzą mózgów?

Zobaczmy więc co w swojej ofercie posiada Microsoft i jakie narzędzia mogą rozwiązać problemy takich firm. Microsoft oferuje przedsiębiorcom trzy proste i tanie narzędzia usprawniające komunikację wewnątrz firmy, niezależnie czy jest to kilkuosobowa firma rodzinna czy globalna korporacja. Te narzędzia to Teams, Skype dla firm oraz Planner. Każdą z tych aplikacji wyróżniają inne interesujące elementy i funkcje, ale cechą łączącą jest to, że każda z nich odpowiada za poprawę komunikacji między pracownikami.

Planner

Zaczniemy od usługi Planner, która w stosunku do Teamsa i Skypa wyróżnia się zupełnie inną funkcjonalnością. Planner jest usługą umożliwiającą tworzenie projektów oraz list zadań, do których należy przypisać pracowników odpowiedzialnych za ich realizację. Po utworzeniu projektu i przypisaniu pracownika, jest on informowany o nowych zadaniach za pośrednictwem specjalnego powiadomienia, więc tak naprawdę pracownik nie musi zaglądać do usługi, aby dowiedzieć się o szczegółach. Tworzenie projektów to jedno, a śledzenie postępów w realizacji to drugie. Usługa Planner wyposażona jest w wykresy, dzięki którym osoba nadzorująca może szybko i łatwo zapoznać się z postępami – sprawdzić, jakie zadania zostały już wykonane, jakie są w trakcie realizacji i czy któreś z nich nie są opóźnione, a jeśli tak to i ile dni. Oczywiście nikt nie jest nieomylny, nawet osoba zarządzająca projektami, więc projekty w Plannerze wyposażone są w funkcję komentarzy, gdzie pracownicy mogą dyskutować na temat ewentualnych zmian, udostępniać pliki, grafiki czy odnośniki do witryn internetowych. Istotna jest również kwestia mobilności, ponieważ usługa Planner dostępna jest również na urządzeniach mobilnych z systemami Android oraz iOS, więc dostęp do projektów jest możliwy zawsze i wszędzie. Projekty zapisywane są oczywiście w chmurze Microsoftu, więc dostępne są też z poziomu przeglądarki internetowej. Planner dostępny jest w ramach subskrypcji pakietu Office 365 w planach premium, biznesowych oraz edukacyjnych.

Teams

Microsoft Teams jest potężnym kombajnem, grupującym najważniejsze funkcje pracy zespołowej wewnątrz jednej platformy i przy okazji jest najnowszym tego typu narzędziem w stajni Microsoftu. Najważniejszą funkcją Teams jest – jak nazwa wskazuje – możliwość tworzenia zespołów, pracujących nad konkretnymi projektami. Wewnątrz takiego zespołu wskazana grupa pracowników otrzymuje dostęp do komunikatora, wspólnego kalendarza, własnej przestrzeni w chmurze Microsoftu, wspólnego notesu OneNote czy dostęp do funkcji pracy nad dokumentami w czasie rzeczywistym. Korzyści płynące z Microsoft Teams łatwo sobie wyobrazić na podstawie podanego we wstępie przykładu. Pracownicy z różnych stron świata, będąc online, mogą być w stałym kontakcie i problem komunikacji zostaje zniwelowany. Wspólny kalendarz umożliwia planowanie spotkań i konferencji, które mogą zostać przeprowadzone głosowo z wykorzystaniem transmisji wideo. Z pewnością taka konferencja online będzie miała pozytywny wpływ na efekty współpracy. Przy okazji pracownicy będą mogli lepiej się poznać, co też pozwoli im lepiej wykonywać swoje obowiązki i dzielić się wiedzą.

Opcja wspólnej pracy nad dokumentami w czasie rzeczywistym jest dostępna w chmurowych usługach Microsoftu już od jakiegoś czasu i jest stale rozwijana. Dzięki temu zespół na bieżąco może analizować treść, edytować ją czy wprowadzać coś nowego. Sprawia to, że finalna wersja dokumentu może być zapisana dużo wcześniej, niż w przypadku klasycznej wymiany załączników w poczcie elektronicznej i wypisywania uwag w punktach czy komentarzach wewnątrz pliku. Obecność notesu OneNote pozwoli grupie zorganizować burzę mózgów, gdzie każdy będzie mógł wprowadzać swoje luźne lub konkretne pomysły na temat kierunku realizacji projektu. Co ważne, Microsoft Teams i wszystkie jego elementy bazują na chmurze Microsoftu, więc zawartość dostępna jest z poziomu aplikacji, przeglądarki oraz na smartfonach, a dzięki temu dostęp do danych jest zawsze możliwy. Teams w ekosystemie Microsoftu dostępny jest w ramach subskrypcji usługi Office 365, a w odrobinę uproszczonej wersji dostępny jest również za darmo, ale zdecydowanym atutem pełnej wersji platformy są zabezpieczenia na poziomie korporacyjnym oraz większa przestrzeń na pliki i dane.

Skype dla firm

Najprawdopodobniej każdy zna komunikator Skype, a nawet MSN Messenger, który jako pierwszy umożliwiał prowadzenie rozmów głosowych i wideo przez Internet. Pozwoliło to całym rodzinom i znajomym z całego świata komunikować się w łatwy, i co najważniejsze darmowy, sposób. Pracownicy większych firm, w których podstawowym narzędziem pracy były korporacyjne edycje pakietu Microsoft Office wiedzą również, że Skype jest też dostępny w wersji dla przedsiębiorstw i wspiera komunikację wśród pracowników. Skype dla firm o którym mowa, wcześniej znany był jako Office Communicator oraz Microsoft Lync. Podstawowa funkcja Skype dla firm to oczywiście komunikator rozmów tekstowych, głosowych i wideo, ale całość jest znacznie bardziej rozbudowana. Osoby pracujące w rozproszeniu na pewno zainteresuje funkcja udostępniania ekranu naszego komputera i przekazywania nad nim kontroli. Ta opcja sprawdzi się szczególnie dobrze w przypadku potrzeby uzyskania pomocy technicznej. Firmowy administrator będzie mógł dokonać zmian w systemie bez konieczności fizycznego obcowania z urządzeniem. Będąc przy kwestii udostępniania elementów podczas konferencji, należy zwrócić uwagę na możliwość prowadzenia prezentacji programu PowerPoint dla nawet 250 osób. Same konferencje nie muszą być prowadzone przy połączeniu komputer-komputer.

Skype dla firm wyposażony jest w funkcję PSTN Calling, która pozwala nawiązać połączenie z konferencją Skype z poziomu telefonu stacjonarnego leżącego na biurku. Natomiast funkcja PSTN Conferencing pozwala łączyć się z konferencją z telefonów komórkowych. W przypadku Skype dla firm istotna jest synchronizacja z innymi składnikami usługi Office 365, którego częścią jest komunikator. W związku z tym, że działanie komunikatora oparte jest o serwer Exchange Online, to kontakty, dane kalendarza, archiwum rozmów czy zaplanowane spotkania są dostępne na różnych urządzeniach, bo do programu logujemy się za pomocą swojego firmowego konta. Wróćmy jeszcze do organizowania konferencji. Chcąc zaprosić do udziału w wydarzeniu klientów, czy inne osoby niezatrudnione w organizacji, ale których obecność jest wskazana, nie musimy zakładać im kont w naszej usłudze Office 365. Niedawno Microsoft udostępnił opcję dołączania do konferencji z poziomu specjalnej witryny internetowej. Wystarczy, że organizator spotkania wyśle tej osobie odnośnik do strony, a ta za pomocą kilku kliknięć dołączy do połączenia. Kończąc omówienie Skype dla firm należy dodać, że Microsoft powoli chce wycofać komunikator z użytku, w miejsce opisanej wcześniej platformy Teams. Oczywiście wszystkie najważniejsze funkcje, które dostępne są w Skype dla firm, a jeszcze ich nie ma w Teams, zostaną tam zaimplementowane.

Polecamy również

Jak poprawić komunikację w firmie dzięki Office 365? Teams , Skype i Planner.

Jak poprawić komunikację w firmie dzięki Office 365? Teams , Skype i Planner.

27.08.2018

Wdrożenie Office 365 w Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu

Wdrożenie Office 365 w Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu

21.08.2018

Najważniejsze korzyści płynące z Power BI

Najważniejsze korzyści płynące z Power BI

17.08.2018

Dlaczego warto robić Backup?  Jak go wykonać?

Dlaczego warto robić Backup? Jak go wykonać?

07.08.2018

Dlaczego w Onex Group wdrożyliśmy chmurę Azure?

Dlaczego w Onex Group wdrożyliśmy chmurę Azure?

26.07.2018

Oszczędność pieniędzy dzięki chmurze. Jak zyskać przenosząc się do Azure?

Oszczędność pieniędzy dzięki chmurze. Jak zyskać przenosząc się do Azure?

24.07.2018

Na czym polega efektywna praca z Office 365?

Na czym polega efektywna praca z Office 365?

06.07.2018

Na czym polegają wdrożenia usługi Office 365?

Na czym polegają wdrożenia usługi Office 365?

28.06.2018

Kompleksowe środowisko pracy w chmurze w Northgate Logistics

Kompleksowe środowisko pracy w chmurze w Northgate Logistics

28.06.2018

Jak zabezpieczyć dane korzystając z chmury Microsoft?

Jak zabezpieczyć dane korzystając z chmury Microsoft?

27.06.2018

Onex Group liderem po I kw. 2018 r. w konkursie Partnera Roku Microsoft MŚP

Onex Group liderem po I kw. 2018 r. w konkursie Partnera Roku Microsoft MŚP

07.06.2018

Epidemia ransomware dotyczy już prawie połowy firm

Epidemia ransomware dotyczy już prawie połowy firm

28.11.2017

Korzyści płynące z chmury królują nad zagrożeniami

Korzyści płynące z chmury królują nad zagrożeniami

09.11.2017

Onex Group trzeci rok z rzędu z tytułem Partnera Roku Microsoft

Onex Group trzeci rok z rzędu z tytułem Partnera Roku Microsoft

11.10.2017

Firmy MŚP coraz bardziej zorientowane na chmurę

Firmy MŚP coraz bardziej zorientowane na chmurę

09.08.2017

Spada liczba ataków phishingowych. MŚP w grupie podwyższonego ryzyka

Spada liczba ataków phishingowych. MŚP w grupie podwyższonego ryzyka

26.07.2017

Polska coraz bardziej gotowa na chmurową rewolucję

Polska coraz bardziej gotowa na chmurową rewolucję

18.07.2017

Onex Group laureatem globalnego konkursu Partnera Roku Microsoft 2017

Onex Group laureatem globalnego konkursu Partnera Roku Microsoft 2017

02.06.2017

Onex Group liderem w sprzedaży rozwiązań chmurowych dla MŚP

Onex Group liderem w sprzedaży rozwiązań chmurowych dla MŚP

25.05.2017

Dwie trzecie firm z sektora MŚP pracuje w chmurze, więcej o 16 pp. niż rok temu

Dwie trzecie firm z sektora MŚP pracuje w chmurze, więcej o 16 pp. niż rok temu

27.03.2017

Pracownik największym zagrożeniem dla poufności danych

Pracownik największym zagrożeniem dla poufności danych

13.02.2017

Przybywa możliwości i zachęt do szkolenia przez internet

Przybywa możliwości i zachęt do szkolenia przez internet

30.01.2017

Boją się chmury, pomimo braku problemów?

26.01.2017

Rosną obawy o bezpieczeństwo chmury

24.01.2017

Ponad połowa przedsiębiorców nigdy nie miała negatywnych doświadczeń z chmurą

23.01.2017

Chmura pochłania co najmniej 15 proc. budżetu IT

05.01.2017

Z Office 365 korzysta już co piąty pracownik

23.11.2016

Onex Group obronił tytuł Partnera Roku Microsoft w sektorze MŚP

25.10.2016

MŚP coraz częściej ofiarami ataków hakerskich

13.10.2016

Onex Group z najwyższą sprzedażą Office 365 w Polsce

13.09.2016

Co druga licencja w Polsce jest nielegalna

22.06.2016

Onex Group z tytułem Partnera Roku Microsoft 2016

01.06.2016

Przedsiębiorcy coraz częściej stawiają na chmurowe usługi dodatkowe

24.05.2016

Chmura: im mniejsza firma, tym bardziej obawia się o bezpieczeństwo danych

26.04.2016

Polski biznes chętnie korzysta z rozwiązań chmurowych

30.03.2016

Onex Group po raz kolejny wspiera szachistów

29.03.2016

Trendy w rozwiązaniach chmurowych: hybryda zyskuje na znaczeniu

14.03.2016

Większość polskich firm organizuje szkolenia stacjonarne, ale e-learning zyskuje na znaczeniu

15.02.2016

Onex Group liderem sprzedaży Office 365 w IV kwartale 2015!

27.01.2016

Co druga firma w Polsce korzysta z rozwiązań chmurowych

18.01.2016

Za nami przełomowy rok w kontekście usług chmurowych

16.01.2016

Start-upy rozwijają skrzydła w chmurze

09.12.2015

Nowy Office 2016 – jak zmienił się Excel?

24.11.2015

Office 365 – korporacyjne standardy w małej i średniej firmie

03.11.2015

Onex Group partnerem roku Microsoft

23.10.2015

Rośnie popularność Office 365 w sektorze MŚP

28.09.2015

Onex Group liderem sprzedaży Microsoft Office 365 w II kwartale br.

20.07.2015

Microsoft Publisher – aplikacja DTP w pakietach MS Office

07.07.2015

Skype dla firm: zabezpieczenia klasy korporacyjnej i intuicyjny interfejs

22.06.2015

Rynek e-learningu osiągnie w 2016 roku 51,5 mld dolarów

27.05.2015

Skontaktuj się z nami

Nasi konsultanci dostępni są dla Ciebie od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00.

Tomasz Smirnow
Tomasz Smirnow Key Account Manager
+48 516-095-400 Tomasz.Smirnow@OnexGroup.pl
Robert Suliga
Robert Suliga Partner Account Manager
+48 572-946-466 Robert.Suliga@OnexGroup.pl
Zamów kontakt Zostaw swój numer, a my oddzwonimy do Ciebie w ciągu 1 dnia roboczego!
;